Le Forum Ouvert, également connu sous le nom de « Open Space Technology » (OST), est une méthode de facilitation de groupe qui favorise la collaboration, la créativité et la résolution de problèmes. Développé par Harrison Owen au début des années 1980, cette approche permet de traiter avec un grand groupe une thématique de manière différente et inclusive. Des règles et un cadre très simples permettent de partager des idées, de discuter de sujets pertinents et de trouver des solutions de manière autonome.
Principes
Le Forum Ouvert repose sur très peu d’éléments : une loi, quatre principes fondamentaux et deux animaux totems. Ce éléments très simples permettent de créer un espace propice à l’intelligence collective .
La loi des deux pieds
Les participants sont encouragés à se déplacer d’un groupe à un autre, s’ils ne se sentent ni apprenants ni contributeurs dans leur groupe initial. Cela encourage l’engagement actif et permet à chacun de prendre part là où il peut apporter le plus.
4 principes très simples
- Ca commence quand ça commence : Dans un forum ouvert la gestion du temps appartient aux participants. Chaque session démarre lorsque les personnes présentent le souhaitent.
- Quand c’est fini, c’est fini : Les sessions se terminent dès que l’objectif ou la question sous-jacente est résolu. Il n’y a pas de pression pour prolonger les discussions artificiellement, ce qui permet un usage efficace du temps.
- Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes : Plutôt que d’inviter uniquement des experts, le Forum Ouvert reconnaît que chaque participant apporte une perspective unique. Cette diversité favorise des discussions riches et variées.
- Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver : Encourageant l’acceptation et la réflexion sur ce qui se produit ce principe aide les participants à se concentrer sur les solutions plutôt que sur les obstacles.
2 animaux totems
- Les abeilles : elles font circuler les idées de session en session.
- Les papillons : chacun est libre de se poser et se reposer pour prendre une pause
Déroulement d’un Forum Ouvert
Ouverture
L’organisation d’un Forum Ouvert commence par l’identification d’un thème ou d’une question centrale qui nécessite la contribution collective. Une fois cette question définie, les participants se rassemblent dans un grand cercle pour une courte session d’ouverture où les principes et le déroulement de l’événement sont expliqués.
Place du marché
Après l’introduction, les participants sont invités à proposer des sujets de discussion en écrivant ces derniers sur des feuilles de papier ou des cartes. Ces sujets sont ensuite affichés sur un mur dans un espace qui constituera la place du marché. Il constitue l’agenda de la journée. Chaque sujet devient une « session » qui se déroulera simultanément dans des espaces différents.
Les sessions
Les participants choisissent ensuite les sessions auxquelles ils souhaitent participer, en fonction de leur intérêt et de leur expertise. Ces groupes de discussion sont autoorganisés. Les participants sont encouragés à contribuer de manière active, en partageant leurs idées, en posant des questions et en explorant des solutions potentielles.
La clôture
A la fin du temps imparti, l’ensemble des participants est réuni à nouveau en cercle. C’est l’occasion de partager rapidement les principales pépites et apprentissages, de saluer les contributions et de remercier les participants.
Quelques petits « tips » qui peuvent faire toute la différence
- Apportez une attention particulière au choix du lieu (1 grande salle pour réunir tout le mode et installer la marketplace + espaces plus « cosy » pour les sessions)
- N’hésitez pas à exploiter votre thème en nommant les espaces accueillants vos sessions avec des mots en lien ou en utilisant un chant lexical en lien.
- Aménagez l’espace pour stimuler la connexion et les échanges entres les participants (dispositions en cercles, une marketplace attrayante, feuilles, feutres, paperboard et stylo facilement accessibles).
- Incitez les participants à faire preuve de mobilité, d’ouverture et de créativité.
Avantages du Forum Ouvert
- Inclusivité: Le Forum Ouvert offre une plateforme où chaque voix a le même poids. Les participants se sentent valorisés et sont plus enclins à contribuer de manière significative.
- Créativité et Innovation: En permettant aux participants de discuter de sujets qui les passionnent, le Forum Ouvert favorise la créativité et l’innovation. Les idées émergent de manière organique, souvent de façon inattendue.
- Solutions Rapides: En utilisant la Loi des Deux Pieds, le Forum Ouvert permet une résolution rapide des problèmes. Les participants ont la flexibilité de se déplacer vers des discussions plus pertinentes pour eux, accélérant le processus de prise de décision.
- Engagement Élevé: Étant donné que les participants choisissent les sessions qui les intéressent, ils sont plus engagés et investis dans les discussions. Cela conduit à des résultats plus significatifs et à une mise en œuvre plus réussie des solutions.
Conclusion
Le Forum Ouvert représente une approche puissante pour favoriser la collaboration et la résolution de problèmes au sein des groupes. En embrassant les principes de l’inclusivité, de l’autonomie et de l’engagement actif, les organisations peuvent exploiter le potentiel créatif de leurs membres et générer des solutions innovantes. Que ce soit pour des séminaires d’entreprise, des conférences ou des réunions de communautés, le Forum Ouvert offre une alternative dynamique aux méthodes traditionnelles de gestion de groupe.